top of page
Persónuverndarstefna Samhjálpar

Almennt

1) Að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti.

2) Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi.

3) Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er.

4) Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur.

5) Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á.

6) Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.

Hjá Samhjálp fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við persónuverndarlög. Samhjálp gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar. Samhjálp gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:

Hvernig vinnur Samhjálp persónuupplýsingar?

Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira. Í 2. og 3. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á persónuupplýsingum.

​

Með viðkvæmum persónuupplýsingum er átt við persónuupplýsingar sem njóta sérstakrar verndar samkvæmt persónuverndarlögum s.s. upplýsingar um þjóðernisuppruna eða kynþátt, stjórnmála- og trúarskoðanir, stéttarfélagsaðild, erfðagögn, heilsu, kynlíf eða kynhneigð.

​

Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu. Í 4. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á vinnslu persónuupplýsinga.

Hvað eru persónuupplýsingar og vinnsla persónuupplýsinga?

Samhjálp, kt. 551173-0389, Skútuvogi 1 g, 104 Reykjavík, er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Samhjálp leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf.

​

Samhjálp eru félagasamtök sem starfa í þágu samfélagsins. Samhjálp rekur meðferðarheimili, áfangaheimili, kaffistofu fyrir þá sem minna mega sín og aðra margþáttaða starfsemi.

​

Í þessari persónuverndaryfirlýsingu má sjá hvaða persónuupplýsingum Samhjálp safnar um einstaklinga og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað þær eru geymdar lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli Samhjálp safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (hér eftir persónuverndarlög).

Sjálfvirk ákvarðanataka er það ferli þegar tekin er ákvörðun með sjálfvirkum hætti án nokkurrar mannlegrar aðkomu. Slíkar ákvarðanir geta verið byggðar á persónusniðum, þ.e. þegar persónuupplýsingar eru notaðar til að meta ákveðna þætti er varða hagi einstaklings, einkum að greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu hans í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, o.fl. Dæmi um sjálfvirka ákvarðanatöku væri ef ákvörðun um lánveitingu í gegnum vefsíðu byggði eingöngu á lánshæfismati.

​

Ekki fer fram sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga hjá okkur.

Sjálfvirk ákvarðanataka

Um hverja safnar Samhjálp persónuupplýsingum?

Í starfsemi félagasamtakanna er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem Samhjálp hefur undir höndum geta verið um starfsmenn þess, skjólstæðinga. viðsemjendur, meðferðaraðila og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við

Hvaða persónuupplýsingum safnar Samhjálp?

Samhjálp safnar ólíkum persónuupplýsingum um mismunandi hópa einstaklinga eftir því um hvaða starfsemi er að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast Samhjálp við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.

​

Í ákveðnum tilvikum þarf Samhjálp að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, svo sem upplýsingum um heilsufar og aðild að stéttarfélagi starfsfólks. Sérstök aðgát er höfð við meðferð slíkra upplýsinga.

​

Við söfnum og vinnum með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um umsækjendur, viðskiptavini, meðferðaraðila, fyrrverandi og núverandi starfsfólk:

  • úr starfsumsókn

  • úr ráðningarsamningi

  • úr tímaskráningu

  • um launagreiðslur

  • um heilsufar

  • úr tölvupóstsamskiptum

  • um orlof

  • um meðlagsgreiðslur

  • grunnupplýsingar (nafn, heimilisfang, netfang o.fl.)

  • andlitsmynd

  • stéttarfélagsaðild

  • bankaupplýsingar

  • skattaupplýsingar

Upplýsingar

  • um verkefnastöðu

  • úr frammistöðukönnunum

  • úr starfsþróunarsamtölum

  • um ástæðu áminningar/uppsagnar

  • um símanotkun (lengd og tímasetning símtala)

  • um námskeiðssókn

  • um tjón

Samhjálp safnar og vinnur með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um starfsfólk, meðferðaraðila og viðsemjendur:

Tölvupóstssamskipti

Við notum m.a. tölvupóst til að eiga í samskiptum við samstarfsaðila, umsækjendur, viðsemjendur, meðferðaraðila og tengiliði þeirra og söfnum í þeim tilgangi tengiliðaupplýsingum ásamt samskiptunum sjálfum.

Reikningagerð

Í þeim tilgangi að senda út reikninga og innheimta notendagjöld, söfnum við grunnupplýsingum um leigutaka á áfangaheimilum og skjólstæðinga í meðferð, ásamt reikningsupphæð.

Viðskiptamannaskrá

Í þeim tilgangi að halda skrá um núverandi og fyrrverandi viðskiptavini (birgja) okkar ásamt viðskiptasögu, söfnum við grunnupplýsingum um þá.

Biðlisti og skrá yfir skjólstæðinga

Á meðferðarheimili okkar og áfangheimilum er haldið utan um skrá yfir skjólstæðinga hverju sinni. Einnig er listi yfir þá sem eru á biðlista. Upplýsingum er haldið í lágmarki og þær geymdar eingöngu meðan nauðsyn krefur.

Í þeim tilvikum þar sem Samhjálp þarf að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, s.s. sem upplýsingum um aðild starfsfólks að stéttarfélagi og um heilsufar starfsfólks er sérstök aðgát höfð við meðferð slíkra upplýsinga.

Tilgangur með söfnun persónuupplýsingar

  • Geta efnt samningsskyldu, til dæmis við starfsfólk.

  • Geta veitt viðeigandi þjónustu.

  • Gæta að lögmætum hagsmunum félagasamtakanna.

  • Gæta að lögmætum hagsmunum annarra.

  • Uppfylla lagaskyldu.

Lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga

Samhjálp safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:

Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að:

  • Til að uppfylla lagaskyldu.

  • Til að uppfylla samningsskyldu.

  • Á grundvelli samþykkis einstaklinga.

  • Við verkefni í þágu almannahagsmuna eða beitingu opinbers valds.

  • Til að unnt sé að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfu.

Hve lengi geymir Samhjálp persónuupplýsingar?

Samhjálp geymir persónupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir samtökin að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur er þeim eytt með öruggum hætt.

Frá hverjum safnar Samhjálp persónuupplýsingum?

Þá safnar Samhjálp að meginstefnu til persónuupplýsingum beint frá þeim einstaklingum sem um ræðir en styðst einnig við opinberar skrár og upplýsingar frá stjórnvöldum í vinnslu sinni. Þegar og ef upplýsingum er safnað frá öðrum þriðju aðilum reynir Samhjálp eftir fremsta megni að upplýsa viðkomandi um það.

Hvenær miðlar Samhjálp persónuupplýsingum til þriðju aðila og hvers vegna?

Samhjálp miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem eru ráðnir af samtökunum til að vinna fyrirfram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitendur, sem sjá um að geyma gögn meðal annars og verktakar. Í þeim tilfellum gera samtökin vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum Samhjálpar um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti. Samhjálp miðlar einnig upplýsingum til þriðju aðila þegar skylda krefur samkvæmt lögum.

Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið

Samhjálp er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Samhjálp gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Öryggi upplýsinganna

Samhjálp leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins það starfsfólk hafi aðgang að persónuupplýsingum sem þess þarf starfs síns vegna. Auk þess stuðla samtökin að aukinni vitundarvakningu hjá starfsfólki með þjálfun og fræðslu um hvernig gæta skal að öryggi persónuupplýsinga.

Réttindi einstaklinga

Hafi einstaklingar veitt samþykki fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga eiga þeir rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 á að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykkið var afturkallað. Þá njóta þeir einnig annarra réttinda, svo sem réttar til að vera upplýstir um vinnslu, réttar til aðgangs að gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þá og réttar til að flytja eigin upplýsingar. Hafa skal í huga að réttindi einstaklinga eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.

Persónuverndarfulltrúi

Hafi einstaklingar frekari spurningar um persónuverndaryfirlýsingu þessa geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúann okkar:

Nafn: Gunnhildur Erla Kristjánsdóttir

Heimilisfang: Brúnavegi 13, 104 Reykjavík Netfang: gunnhildur@samtok.is

Símanúmer: 5 600 201

bottom of page